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タイムカード設定

組織の管理者が行う、タイムカードの集計ルール・休日などの設定の説明です。

概要

タイムカードの集計ルール（時間の単位・労働時間タイプ・休日の扱いなど）や、休日を設定します。これらの設定が、メンバーのタイムカードの自動計算や提出のしかたを決めます。承認の流れの設定は 承認経路 を参照してください。

設定の優先順位

• 設定は「メンバーごと」「グループごと」「組織共通」の3段階で持てます。メンバーの設定がいちばん優先され、なければグループ、なければ組織共通が使われます。
• 各項目で「デフォルト」を選ぶと、上の段階の設定が引き継がれます。

おもな設定項目

集計に関わるルールを設定できます。たとえば、1か月の区切り（月度・起算日）や会計年度、打刻を丸める時間の単位、週の起算曜日、有給休暇の取り方、休日の決め方、労働時間タイプなどです。

労働時間の基準となる値も設定します。1日の所定労働時間は既定で8時間、週の残業の基準は既定で週40時間です。

詳細時間の申請者への表示・編集制限

残業・深夜・休憩などの詳細な労働時間（以下「詳細時間」）は、申請者本人の入力ミスが起きやすいため、本人のタイムカード画面での編集・表示を制限できます。訂正は仕様を理解している承認者が承認フローの中で行う運用にできます。

• 詳細時間の申請者編集可否: 「不可」にすると、申請者は自分のタイムカード画面で詳細時間を編集できません（値は見えますが変更できません）。
• 詳細時間の申請者表示可否: 「不可」にすると、申請者は自分のタイムカード画面で詳細時間そのものが表示されません（表示しない場合は編集もできません）。
• この制限が効くのは「申請者本人が、自分のタイムカード画面を見ているとき」だけです。 管理者・承認者・他のメンバーには詳細時間が常に表示されます。管理者は自分のタイムカード画面を見るときも制限されず、常に表示されます。承認フローの画面や承認済みタイムカードでも常に表示されます。
• そのため、管理者アカウントで確認すると「不可」に設定しても詳細時間が表示されます。制限の効きを確認するときは、一般メンバーのアカウントで本人のタイムカード画面を開いてください。
• この設定も「メンバーごと」「グループごと」「組織共通」の3段階で持てます。メンバー・グループ側で「可」に上書きしていると、組織共通で「不可」にしても表示・編集できる点に注意してください。

対応する労働時間タイプ

会社の働き方に合わせて、次の制度を選べます。

• 標準労働時間制
• 変形労働時間制（1週間／1か月／1年単位）
• フレックスタイム制
• 裁量労働制（専門業務型／企画業務型）
• 事業場外みなし労働時間制
• 高度プロフェッショナル制度
• 管理監督者

休日

• 祝日や会社独自の休日（創立記念日、年末年始など）を登録・変更・削除できます。
• 法定休日に出勤した日は休日労働、所定休日に出勤した日は所定外労働として集計されます。
• 登録した休日のうち、その月度に含まれるものがタイムカードに反映されます。提出後は、休日を変えても提出済みの内容には影響しません。

有給休暇の管理

年次有給休暇の付与と残量を管理できます。メンバーが自分の残りを確認する方法は タイムカード を参照してください。

有給設定（システム管理者向け）

• 勤続年数ごとに何日付与するかの一覧と、組織共通の付与日（基準日）を設定します。
• 組織の設定画面の「有給設定」から開きます。設定の編集はシステム管理者だけが行えます。

自動付与

• 毎日自動で判定され、付与日（基準日）を迎えたメンバーに、勤続年数に応じた日数が自動で付与されます。
• 自動付与の対象になるのは、在籍期間の入社日（雇入れの日）が設定されている在籍中のメンバーです。
• 退職して再雇用したメンバー（在籍期間に空白期間を挟む複数の区間があるメンバー）は、現在の区間の入社日から勤続年数を数え直します。空白期間なく連続する区間はつながった 1 つの期間として続けて数えます。前の在籍分を通算したい場合は手動付与で調整してください。
• 付与日は「メンバー設定 ＞ グループ設定 ＞ 組織の既定」の順で決まります。自動付与のオン・オフも同じ順で決まります。
• パート社員など、勤務日数に応じて付与日数が変わる（比例付与の対象になる）メンバーは、自動付与を無効にして手動で付与してください。
• 自動付与が行われると、そのメンバーのアクティビティログ（メンバー詳細の「ログ」）に付与日と日数が記録されます。

手動付与

• メンバー詳細のメニュー「有給」で開く有給管理画面の「履歴を追加」から、付与を手動で登録できます（システム管理者のみ）。
• 付与日、日数（0.5日刻み。マイナスの調整もできます）、失効日（未入力なら付与日の2年後になります）、備考を登録します。
• 間違えて登録した手動付与は、履歴の行のごみ箱ボタンから削除できます（システム管理者のみ）。削除した内容は、そのメンバーのアクティビティログに記録として残ります。
• 自動付与の行は削除できません。自動付与を訂正したいときは、打ち消す行（マイナスの日数など）を追加します。
• 履歴の編集（上書き）はできません。

失効

• 付与から2年（または登録時に指定した失効日）が来ると、使われなかった分は自動的に失効します。

導入時のセットアップ

Work Handler で有給休暇の管理を始めるときは、次の準備をしてください。

• 自動付与を使うメンバー全員に、メンバー設定の在籍期間（入社日）を設定します。
• 導入時点でメンバーが保有している有給は、有効な付与ごとに「履歴を追加」で手動で登録します。
  • 付与日・失効日は、元の付与に合わせて入力します。
  • 日数は、元の付与日数ではなく「すでに取得した分を差し引いた残り」を登録します。導入前の取得実績は Work Handler に記録されていないため、元の付与日数のまま登録すると残りが実際より多く表示されてしまいます。

タイムカードのデータ連携

承認済みタイムカードを CSV でまとめて取り込み・出力できる、組織レベルの管理者専用画面です。他システムからの移行や、給与計算システムなどとの連携に利用できます。取込・出力とも同じ形式の CSV を使い、出力した CSV はそのまま取込に再投入できます。

取込（インポート）

確定済みの勤怠データを CSV ファイルでまとめて取り込めます。承認の流れを経由せず、承認済みタイムカードとして直接保存されます。

• データ連携画面でサンプル CSV をダウンロードできます。まずこれを雛形にすると確実です。
• CSV の 1 行が「メンバーの 1 日分」に対応します。同じメンバー・同じ年月の行がまとめて 1 か月分として保存されます。
• 取込はメンバー × 年月ごとに行われ、ある単位が失敗しても他の単位には影響しません。取込後に単位ごとの成否が表示されます。

CSV の列

• memberUserId: 対象メンバーのユーザーID
• year / month / day: 年・月・日（数値）
• dayType: 日種別（none / holidayStatutory / holidayCompanyDesignated）
• workType: 勤務種別（none / paid_leave / paid_leave_half / absence / comp_holiday_statutory / comp_holiday_designated / subs_work / subs_holiday_statutory / subs_holiday_designated / etc）
• begin / end: 出勤・退勤時刻（HHMM の4桁。例: 0900。未入力は空欄。退勤(end)のみ翌日 24:00（4800）まで指定可）
• paidLaborMinutes: 基本給対象の労働時間（分）
• overtimePremiumMinutes: 時間外割増対象の労働時間（分）
• lateNightPremiumMinutes: 深夜割増対象の労働時間（分）
• actualLaborMinutes: 実労働時間（分）
• regularRestMinutes: 通常時間帯の休憩（分）
• lateNightRestMinutes: 深夜時間帯の休憩（分）
• regularPrescribedOvertimeMinutes: 通常時間帯の所定外労働（分）
• lateNightPrescribedOvertimeMinutes: 深夜時間帯の所定外労働（分）
• holidayStatutoryPaidLaborMinutes: 法定休日労働（分）
• regularPaidLeaveHours: 通常時間帯の時間単位有給（時間）
• lateNightPaidLeaveHours: 深夜時間帯の時間単位有給（時間）
• prescribedMinutes: 所定労働時間（分）
• comment: コメント

注意

• 数値は整数で入力します。空欄は 0 として扱います。入力した値はそのまま保存され、出退勤時刻からの再計算は行いません。
• 対象年月の範囲外の日付、存在しない日付（例: 2月31日）、同一日の重複を含む単位はエラーになります。
• 一度に取り込める単位（メンバー × 年月）数には上限があり、超える場合は自動的に分割して取り込みます。
• 取り込んだ月のタイムカード設定（労働時間タイプ・所定労働時間など）は、取込時点の内容で保存されます。承認によって確定した月に取り込んだ場合も同様に上書きされ、以後その月は取込データとして扱われます。設定の誤りは再取込で修正できます。
• 翌月度日入力（月度の最終日をまたぐ勤務のために入力する、翌月度側の日の情報）は CSV の列にないため、取込のたびに作り直されて置き換わります。同じ取込に翌月度側の行が含まれていればその値から、含まれていなければ取込時点の会社の休日・所定労働時間の設定から作られます。画面で手直しした翌月度日入力は取込で失われます。
• 取込の最中に同じ月の承認や別の編集が重なった場合は、競合エラーになることがあります。その場合は再度実行してください。

出力（エクスポート）

承認済みタイムカードを CSV ファイルとして出力できます。給与計算システムなど他システムとの連携に利用できます。

• 出力する期間（開始・終了の年月）と対象メンバーを指定します。組織の全メンバーをまとめて選ぶこともできます。
• 指定した範囲のうち、承認済みタイムカードがあるメンバー × 年月だけが出力されます。未承認（データのない）月は出力に含まれません。
• 出力は取込と同じ列構成の CSV です。出力した CSV はそのまま取込に再投入できます。
• 月度の最終日をまたぐ勤務のために入力する翌月度日入力は、CSV の列に含まれません。出力した CSV を取り込み直すと、翌月度日入力は作り直した値に置き換わります。同じ取込に翌月度側の行が含まれていればその値から、含まれていなければ取込時点の会社の休日・所定労働時間の設定から作られます。
• 出力は閲覧のみで、タイムカードの内容は変更されません。
• 安全のため、= や + - @ などで始まるセル（主にコメント）は、表計算ソフトで数式として実行されないよう先頭に引用符（'）を付けて出力します。